Verkoop- en service-CRM voor een installatiebedrijf
- Aanvragen van website en WhatsApp automatisch in één lijst
- Inspectie en kostenberekening per aanvraag
- Offerte als PDF direct vanuit het systeem, met e-mail- en WhatsApp-sjablonen
WORKFLOW AUTOMATISERING EN AI VOOR HET MKB
Workflow automatisering: terugkerend werk laten doen door regels en AI
Workflow automatisering betekent dat software terugkerende taken zelf uitvoert volgens uw bedrijfsregels: een aanvraag bevestigen, een offerte opvolgen, een document klaarzetten of een klant herinneren. Cohero bouwt die automatisering in uw CRM of bedrijfssoftware, aangevuld met AI-assistenten waar dat echt tijd bespaart.
Vrijblijvend · Eerste gesprek gratis · Reactie binnen 1 werkdag
Welk werk kunt u automatiseren en welk werk niet?
U kunt werk automatiseren dat elke keer op dezelfde manier gaat en geen menselijk oordeel vraagt: bevestigingen sturen, gegevens overtypen, documenten opmaken, herinneringen versturen en aanvragen voorsorteren. Werk dat een beslissing vraagt, een klant geruststellen of een prijs bepalen, blijft bij mensen.
In de praktijk gaat in een mkb-bedrijf veel tijd zitten in precies dat eerste soort werk. Een aanvraag komt binnen via de website, iemand typt hem over in Excel, stuurt een mail, zet een herinnering in de agenda en vergeet die in een drukke week. Elke stap is klein, samen zijn ze uren per week.
Wij bouwen workflowautomatisering als onderdeel van uw eigen systeem, niet als losse tool ernaast. Regels doen het voorspelbare werk. AI-assistenten nemen het werk over dat variatie kent: een eerste antwoord op een WhatsApp-vraag, een cv opmaken, een aanvraag scoren. Alles wat twijfel oplevert, gaat naar een collega.
Wat automatiseren we bij Cohero?
Dit zijn de automatiseringen die we het vaakst bouwen, en wat we bewust niet doen.
Wat is inbegrepen
- Aanvragen van website, WhatsApp en Instagram automatisch in het CRM, met bevestiging naar de klant
- Opvolgreeksen: herinnering na een offerte, na een afspraak, bij stilstand
- Documenten automatisch opmaken uit gegevens: offertes, cv's, bevestigingen
- AI-assistent die eerste vragen beantwoordt en de rest doorzet
- AI-screening en scoring van aanvragen of kandidaten
- Koppelingen tussen systemen, zodat gegevens nooit dubbel worden ingevoerd
- Signalen naar uw team: wie wacht te lang, welke offerte is niet opgevolgd
- Rapport dat zichzelf vult, elke week in uw mailbox
Wat niet
- Beslissingen die een mens moet nemen: prijs, uitzondering, klacht
- Massaberichten zonder toestemming van de ontvanger
- Automatisering om de automatisering: we bouwen alleen wat uren bespaart
- Losse tools zonder eigenaar: alles draait in uw eigen systeem en is van u
Hoe pakken we automatisering aan?
We beginnen klein, met de taak die de meeste tijd kost, en breiden uit als de eerste automatisering bewezen werkt.
- Gratis gesprekWe zoeken samen de drie taken die uw team het vaakst herhaalt.
- Proces op papierElke stap, elke uitzondering en wie beslist. Zo voorkomen we dat de automatisering fouten versnelt.
- Eerste automatiseringVaak de bevestiging en opvolging van aanvragen; binnen enkele weken live.
- Meten en uitbreidenWe meten bespaarde tijd en gemiste stappen, en voegen de volgende taak toe.
- AI waar het loontPas als de regels staan, voegen we AI-assistenten toe voor werk met variatie.
Wat bepaalt de prijs van workflow automatisering?
Automatisering is een reeks kleine bouwblokken. U betaalt per blok, met een schriftelijke offerte vooraf.
Aantal workflows
Eén opvolgreeks is klein; tien gekoppelde processen zijn een project.
Systemen die meedoen
Elke koppeling (website, WhatsApp, boekhouding, agenda) vraagt ontwerp en testen.
Regels of AI
Vaste regels zijn voorspelbaar; AI-assistenten vragen training, testen en bewaking.
Uitzonderingen
Hoe meer uitzonderingen op de regel, hoe meer werk in het ontwerp.
AI-modellen rekenen gebruikskosten die buiten ons om lopen; we maken die vooraf inzichtelijk.
Automatisering die al draait
Praktijkvoorbeeld
Dutch Expat: kandidaat- en leadproces in één systeem
Voor Dutch Expat, een groeiend bemiddelingsbureau, brachten we klantopvolging, cv-voorbereiding, vacaturematching, leadscreening en automatische opvolging samen in één systeem. Het resultaat volgens de opdrachtgever: schermen die minuten laadden openen in seconden, tienduizenden records zijn opgeschoond en de omzet steeg in een jaar met 328 procent.
"Onze versnipperde klantenlijst staat nu op één scherm. We zien direct wie op een antwoord wacht."
Mehmet Ali Özel · directeur · Recrewters · RotterdamBij hetzelfde bureau scoort een AI-assistent wekelijks vacatures voor 200 kandidaten en beantwoordt een leadscreening de eerste vragen van nieuwe aanmelders, voordat een medewerker het gesprek overneemt.
Meer projecten uit de praktijk
Verkoop- en service-CRM voor een installatiebedrijf
Website met tien dienstpagina's en een lead-CRM voor een aannemer
- Tien dienstpagina's plus een vragenlijst per soort werk
- Elke aanvraag automatisch als lead in het CRM, met bevestiging naar de klant
- Voorgevulde intake via een beveiligde link
Wat is het verschil tussen automatisering en een AI-agent?
Automatisering volgt vaste regels: als dit gebeurt, doe dan dat. Een AI-agent (of AI-assistent) beoordeelt tekst en context en kiest zelf een passende actie binnen grenzen die u stelt, bijvoorbeeld een eerste antwoord geven of een aanvraag indelen. Regels zijn goedkoper en voorspelbaar; AI is nuttig waar elke situatie net anders is. Wij combineren beide: regels voor het voorspelbare werk, AI voor de variatie, en altijd een mens voor de beslissing.
Veelgestelde vragen
Workflow automatisering is het laten uitvoeren van terugkerende taken door software, volgens vaste bedrijfsregels: bevestigen, opvolgen, documenten opmaken en herinneren. Het vermindert handwerk en fouten en houdt processen op tempo.
Meestal de bevestiging en opvolging van nieuwe aanvragen, omdat daar de meeste klanten verloren gaan. Daarna volgen offerteherinneringen, documentopmaak en het overzetten van gegevens tussen systemen.
Automatisering werkt het best als de gegevens op één plek staan. Heeft u nog geen CRM, dan bouwen we een compacte versie mee; heeft u er een met API, dan koppelen we daarop.
We werken met duidelijke grenzen: welke gegevens de AI mag zien, wat hij mag doen en wanneer een mens overneemt. Verwerking gebeurt binnen de EU-regels en wordt gelogd.
Elke automatisering heeft een controlepunt en een logboek. Twijfelgevallen gaan naar een collega in plaats van automatisch door. Zo versnelt automatisering het werk zonder fouten te versnellen.
Lees ook
CONTACT
Welke drie taken herhaalt uw team elke dag?
Noem ze in het formulier of via WhatsApp. In een gratis gesprek laten we zien welke we als eerste kunnen automatiseren.
De snelste weg: WhatsApp
Stuur met één tik een bericht en we praten binnen enkele minuten. Vertel kort over uw bedrijf; wij noemen de beste eerste stap.